Entenda o Fundo de Reserva

Um dos desafios na gestão de um condomínio é o planejamento financeiro. Mesmo sendo eficientemente controlado, imprevistos acontecem e é preciso estar preparado para enfrentá-los e corrigir o que for necessário de maneira rápida e sem tirar as contas do controle. O fundo de reserva é uma das formas de arrecadação extra de dinheiro normalmente utilizadas pelos condomínios, mas exige uma gestão eficiente.

Joel Carniel Jr., sócio da administradora de condomínios A10, de Rio do Sul, explica que o fundo de reserva é a mais tradicional forma de geração de caixa para o condomínio. “A previsão desta arrecadação consta na convenção, via de regra o percentual varia de 5% a 10% da taxa condominial. Podem existir outras formas de arrecadação, tais como o fundo de obras, pintura e demais rateios extras, estes são aprovados em assembleias”, salienta.

A principal função é garantir a continuidade e o bom funcionamento do condomínio em caso de despesas imprevistas e emergenciais, além de acumular recursos para viabilizar a necessidade de grandes reformas futuras. Em suma, os fundos, principalmente o fundo de reserva é a “poupança” do condomínio. “Desta forma, com dinheiro em caixa o síndico tem mais segurança e consegue planejar com maior tranquilidade as demandas condominiais”, afirma.

Sendo o fundo de reserva uma arrecadação de médio a longo prazo, costumeiramente acumulam valores consideráveis, estes que devem ser aplicados junto a instituições financeiras e acompanhados mensalmente pelo corpo diretivo. “Quando o fundo de reserva for utilizado para sanar alguma despesa emergencial, este deve ser reposto ou a assembleia do condomínio, com item específico de pauta, aprovar esta saída do caixa”.

O uso do fundo de reserva deve observar a convenção, as deliberações do condomínio e a natureza da despesa. Em situações urgentes, a forma de utilização e eventual ratificação posterior precisam ser analisadas conforme essas regras e as atribuições do síndico. “Por fim, recomendamos que seja sempre consultada a convenção do condomínio para se certificar do valor que deve ser arrecadado e em quais situações o mesmo pode ser utilizado. Estes cuidados garantem uma gestão eficiente e harmoniosa entre todos os condôminos”, destaca o administrador da A10.

O que diz a lei

Embora o Código Civil não imponha, de forma geral, a criação de fundo de reserva, a Lei nº 4.591/1964 estabelece que a convenção deve conter a forma de contribuição para sua constituição. Assim, percentual, periodicidade, hipóteses de uso e procedimentos de reposição devem ser verificados na convenção e nas deliberações aplicáveis ao condomínio. Percentuais mencionados neste artigo refletem práticas relatadas pelos entrevistados e não uma alíquota legal obrigatória.

Como pode ser usado

Como já falamos no tópico anterior, os usos possíveis desse fundo devem observar a convenção do condomínio e as deliberações aplicáveis. Em situações emergenciais, o síndico deve considerar suas atribuições, a natureza da despesa e a forma de prestação de contas prevista para o condomínio.

Para uma visão mais ampla e atualizada do tema, consulte também o artigo Fundo de reserva em condomínios e o conteúdo sobre investimento do fundo de reserva do condomínio.

Como deve ser registrado

O valor arrecadado através do fundo de reserva deve ser incluído no patrimônio do condomínio e anexado em uma conta bancária diferente da conta vinculada às demais taxas, porque a sua natureza é diferente. Ao passo em que os moradores estejam de acordo com esta “despesa” o fundo não poderá ser restituído, mesmo que o condômino se mude.

Quem paga o fundo: proprietário ou inquilino?

Esta é uma das dúvidas mais comuns quando o assunto é fundo de reserva. Pela Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/1991), a constituição do fundo de reserva integra as despesas extraordinárias atribuídas ao locador. Há, porém, uma ressalva importante: a lei também inclui entre as despesas ordinárias do locatário a reposição do fundo de reserva quando ele tiver sido usado para custear ou complementar despesas ordinárias durante a locação. Por isso, a cobrança deve ser analisada conforme a finalidade do gasto e o período a que se refere.

Quais são os erros mais comuns cometidos pelas administradoras? Lançamentos errados, uso do dinheiro para obras que não seriam corretas, etc., e como evitá-los?

Segundo Tadeu Avi, Vice Presidente e Diretor Interino de Condomínios do SECOVI de Blumenau e Região, na gestão condominial deve ser feito o devido planejamento das despesas ordinárias, distinguindo-as das extraordinárias, bem como administrar com eficiência o fundo de reserva. “Temos percebido que muitas vezes as Administradoras não possuem uma conta individual e bem administrada do fundo de reserva ou de despesas extraordinárias, gerando dificuldades para os Condôminos em entender as prestações de contas. Porém, há erros que ocorrem por conflitos de competências, ou seja, percebe-se que em muitos casos não está claro o que o Síndico deve fazer e o que a Administradora deve fazer e, quando isso ocorre, por falta de orientação técnica da equipe da Administradora, o Síndico acaba administrando as contas do Condomínio sem observar os detalhes e acaba gerando confusão entre valores arrecadados para determinada obra e as despesas ordinárias (despesas comuns do condomínio)” explica Tadeu.

Quais as práticas que você sugere para uma gestão eficiente?

1. O grupo gestor do Condomínio deve estar alinhado (Síndico, Conselheiros e Administradora), focados em fazer o melhor com o menor custo, minimizando despesas e aumentando a funcionalidade do Condomínio, como por exemplo, analisar periodicamente a evolução dos gastos do condomínio nas despesas variáveis, buscando fazer a mesma coisa com custo menor.
2. O grupo gestor deve buscar aperfeiçoar constantemente o conhecimento, participando de eventos com profissionais especializados em diversas áreas que fazem parte do condomínio, como por exemplo, gestão financeira, inovação, criatividade, gestão de pessoas e uma série de áreas que o gestor precisa ter conhecimento, aprimorado para exercer com competência a gestão condominial.
3. Planejamento, organização, orçamento anual e eficiência nos processos para o bom funcionamento e saúde financeira do condomínio.
4. Administrar em conta contábil independente (exclusiva) o fundo de reserva, ou seja, sempre que for utilizado o fundo de reserva para pagar alguma despesa imprevisível, o mesmo deve ser reposto, conforme determina a legislação que trata do assunto e a convenção do condomínio e, da mesma forma, toda e qualquer obra que tenha sido aprovada em assembleia geral, para que a prestação de contas chegue ao condômino com transparência e fácil entendimento.
5. O Condomínio necessita de um plano de manutenções necessárias e permanentes para evitar despesas de grande monta por não terem sido planejadas, por exemplo, sistema preventivo contra incêndios, sucateamento de elevadores, etc.