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Boas práticas para a gestão financeira

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No dia a dia ou em momentos de crise, manter as finanças do condomínio em dia requer planejamento, organização e ferramentas digitais

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Uma das grandes responsabilidades na gestão condominial, assim como em qualquer negócio, é manter a saúde financeira. Para administrar o dinheiro do condomínio, síndicos e administradoras precisam fazer um bom planejamento, organizar os processos e adotar práticas que facilitem o dia a dia. Em momentos de crise econômica como a que vivemos atualmente, provocada pela epidemia de coronavírus, essa responsabilidade aumenta consideravelmente e exige medidas urgentes para driblar as dificuldades. As estratégias passam por renegociação de contratos, cobrança garantida, ferramentas digitais e soluções bancárias.

À frente de mais de 50 condomínios, o síndico Josué Cavalcante de Lavor, sócio-proprietário da Lavor Síndico Profissional de Joinville, acredita que diante desta crise atual se impõe a necessidade de um projeto de planejamento financeiro. “Há uma preocupação nos condomínios, de maneira geral, porque entramos na crise em março e em abril já temos um número grande de condôminos que não está pagando o condomínio. Na opinião de Lavor, para síndicos e administradoras de condomínio conseguirem superar essa crise, o ideal é tentar renegociar todos os contratos de terceirizados (jardineiros, piscineiros, eletricistas, manutenção preventiva de elevadores e de portão, empresas de limpeza e vigilância etc.) pelos próximos seis meses.

“Por exemplo, se o piscineiro cobra R$ 1.000,00 por quatro visitas mensais no prédio, reduza a visita para duas vezes e pague o valor proporcional. Com essa medida, é possível ainda diminuir material de limpeza e outros insumos. Para quem administra mais condomínios há alternativas como orçar uma quantidade maior de produtos, solicitar mais desconto e um número maior de parcelas. Essas medidas visam também a preocupação social, afinal, as empresas terceirizadas estão sofrendo muito com essa crise instalada no mercado. Com a redução de valores dos contratos e da jornada de trabalho temporariamente, também iremos ajudá-los a não quebrar. Não podemos sacrificar só um lado. Todos terão que ceder um pouco, inclusive o síndico e as administradoras. O síndico poderia, por exemplo, fazer um abatimento no salário e as administradoras flexibilizarem valores por um determinado período.”

Josué Cavalcante de Lavor

Vale ressaltar, complementa Lavor, que condomínios e condôminos ainda poderão se beneficiar de medidas do governo, como incentivo tributário, liberação do fundo de garantia, auxílio emergencial, entre outros, que somados viram bilhões.

Lavor destaca ainda que há uma infinidade de ferramentas de gestão que podem ajudar os síndicos, e não somente neste momento de crise. Esses programas identificam onde está o crescimento das despesas, são uma ferramenta importante. Além disso ajudam a orçar valores, buscar prestadores de serviço. A dica é se abraçar com uma boa administradora, que dispõe de programas de gestão e que vai dar todo esse suporte para o síndico”, orienta.

Gestão de pagamentos

Uma destas ferramentas que facilitam a organização financeira de síndicos e administradoras é a plataforma para gerenciar pagamentos. Jéssica Bortolato, head de vendas da Juno Intermediadora de Pagamentos, conta que a plataforma criada pela empresa permite emitir cobranças e receber pagamentos de forma simples, fácil de utilizar e sem burocracia. “No caso do condomínio, o síndico ou a administradora vai lançar a cobrança e a pessoa que for receber pode escolher a forma de pagamento”, explica.

Além da intermediação de pagamentos, a plataforma possibilita fazer uma gestão financeira do condomínio, realizar pagamentos de contas e transferências do saldo para outras contas bancárias”, argumenta. Uma outra vantagem do uso deste tipo de plataforma pelo condomínio é a economia. “Oferecemos taxas competitivas tanto de boleto quanto de cartão”, complementa Jéssica.

Na hora de escolher essas soluções é importante considerar alguns fatores. A primeira recomendação de Jéssica é que o síndico ou administradora opte por uma ferramenta que poupe tempo, ou seja, que ele não precise executar manualmente e individualmente cada uma das cobranças. “Escolher uma solução automatizada é muito importante, pois ela irá facilitar e simplificar os processos.”, acrescenta.

Essas facilidades de organização proporcionadas por ferramentas digitais também são importantes para auxiliar na prestação de contas. “Dentro da plataforma você consegue personalizar os pagamentos e cobranças por períodos, ver todas as movimentações, fazer o acompanhamento das cobranças geradas, para quem foram feitas, as datas de vencimento e de compensação, quem ele cobrou, de quem recebeu e quanto tem de dinheiro ainda. Com as informações que a plataforma oferece, ele consegue gerar um relatório de todas as cobranças, recebimentos e pagamentos feitos e poderá imprimi-lo para apresentar na assembleia”, afirma.

Prestação de contas

Essas facilidades de organização proporcionadas por ferramentas digitais também são importantes para auxiliar na prestação de contas. “Dentro da plataforma você consegue personalizar os pagamentos e cobranças por períodos, ver todas as movimentações, fazer o acompanhamento das cobranças geradas, para quem foram feitas, as datas de vencimento e de compensação. O síndico consegue ter uma visão bem ampla dentro da ferramenta: quem ele cobrou, de quem recebeu e quanto tem de dinheiro ainda. Com as informações que a plataforma oferece, ele consegue gerar um relatório de todas as cobranças, recebimentos e pagamentos feitos e poderá imprimi-lo para apresentar na assembleia”, afirma.

A prestação de contas, aliás, é uma ferramenta muito importante no controle e previsão de gastos. De acordo com Jéssica, alguns pontos são essenciais na hora de fazer a apresentação das contas condominiais aos moradores, como uma documentação bem detalhada.

“Quando se fala em documentação não devem ser considerados somente demonstrativos de pagamento e relatório de despesas. Essa documentação deve conter todas as transações econômicas e, de preferência, ser construída pelo síndico e/ou administradora junto com a contabilidade.”

Jéssica Bortolato

Outra questão que deve ser pontuada na prestação de contas é a inadimplência, que pode ser apresentada por meio de métricas, informações essas que podem ser extraídas na própria plataforma de intermediação de pagamentos. “A inadimplência acarreta em ter menos dinheiro para fazer reparos e melhorias, por exemplo, e saber quantos condôminos são devedores vai impactar na tomada de decisões sobre gastos futuros. Por isso, é muito importante ter esse controle dos pagamentos, além de manter uma lista de inadimplentes”, alega.  A forma como será feita a prestação de contas também precisa ser assertiva. Jéssica recomenda que o síndico vá para a reunião de condomínio com todo o material preparado e pronto para esclarecer dúvidas e resolver conflitos. “Como existem vários perfis de condôminos, essa apresentação deve ser objetiva, de fácil compreensão e, se possível, durante a assembleia deve ser entregue um material de apoio aos moradores. A maneira como o síndico irá apresentar essas informações e a segurança que demonstrará a respeito dos sistemas que utiliza vai transparecer maior credibilidade e confiança”, garante.

Informações compartilhadas

Compartilhar o máximo de informações com os conselheiros, segundo Lavor, é outro segredo para garantir uma boa gestão financeira nos condomínios. “É aconselhável trabalhar no sistema de gestão compartilhada com o Conselho Fiscal e/ou Consultivo. Quatro cabeças sempre pensam melhor do que uma. É claro que a responsabilidade civil, criminal, financeira e tributária é do síndico, mas isso não o impede de dividir decisões com os conselheiros. Dizer olha, queremos comprar isso, investir naquilo, perguntar o que acham, mandar orçamento pelo whatsapp, pedir para que ajudem a olhar o mercado, apontar críticas, essa troca é muito importante na hora de tomar decisões que afetam o coletivo”, salienta.

Lavor ainda ressalta que há empresas que não registram tudo que fazem de levantamento de pesquisa de mercado no livro caixa, e garante que essa atitude é fundamental porque é lá que fica tudo registrado.

“Se você fez uma ordem de serviço, anotou que foi pesquisado em tal data um determinado item, que foram feitos no mínimo três orçamentos, daqui há 1 ano ou 10 anos, não poderão questionar porque o síndico comprou algo e não fez pesquisa, por exemplo. Esse controle de gastos serve tanto para o pequeno quanto para o grande. Basta ter paciência, acompanhar os prestadores e não pegar orçamentos “de mentirinha” só para colocar no livro. Tem que estar tudo bem claro, especificado.”

Josué Cavalcante de Lavor

Soluções financeiras

Em caso de investimentos, seja em ferramentas de gestão, para tomar linha de crédito bancária ou contratar garantidoras, Lavor relembra que é obrigatório que seja tudo aprovado em assembleia. “Para financiamentos é importante ficar atento às instituições financeiras, porque bancos federais ou de grande porte cobram hoje três vezes o valor de uma cooperativa de crédito. Enquanto numa cooperativa você paga cerca de R$ 1,70 no boleto, alguns bancos cobram R$ 7,00. Tem que buscar facilitadores junto aos bancos e levar para aprovação, sempre junto com a administradora de condomínio, para estarem alinhados no planejamento tributário e financeiro”, recomenda.

Para Lavor, uma alternativa para o prédio se manter vivo neste momento crítico é buscar apoio financeiro em cooperativas, que oferecem linhas de créditos com taxas mais baixas e a longo prazo. “Dependendo da capacidade financeira do condomínio, esse valor extra poderá ser usado como capital de giro para poder tocar o condomínio pelo menos por seis meses e, lá na frente, quando passar a crise, poder respirar”, sugere.

Assessor de segmento de condomínios da Sicredi Vale Litoral SC, Ervin Paulo Skalee afirma que a instituição é especializada no atendimento a condomínios, administradoras e síndicos. “Contamos com gerentes exclusivos, que conhecem a realidade do segmento e entendem da gestão financeira do condomínio. Além disso, os condomínios associados possuem uma série de vantagens. Nossa conta para condomínios é isenta da tarifa de manutenção, possui transferências gratuitas (inclusive TED e DOC) e tem boletos a partir de R$ 1,39”, destaca Skalee.

Cobrança garantida

Efeitos da crise, como o desemprego e a redução da renda, deverão impactar diretamente no aumento do número de inadimplentes nos condomínios. Com o atraso ou a falta de pagamento das taxas condominiais, o síndico poderá ter dificuldades em fazer manutenções e até mesmo arcar com as despesas mensais. O ideal é encontrar soluções para evitar o Fundo de Reserva, forma de arrecadação extra, que, de acordo com o Código Civil, deve ser usada somente em casos de emergência.

“Muitos condomínios só contam com o Fundo de Reserva. Ou seja, se não tomarem medidas urgentes, vai chegar uma hora que o condomínio terá que usar o fundo para cobrir a inadimplência”, comenta Lavor. E nesse momento de crise pode ser uma alternativa para amenizar os prejuízos, desde que seja bem administrado. Mas reforço que para mexer no fundo, se não for para emergências, tem que ser aprovado antes em assembleia. Nesse momento há a possibilidade de realizar uma assembleia virtual”, esclarece.

Uma das soluções para organizar as finanças nesse período, na opinião de Lavor, é a contratação de cobrança garantida. “Aconselhamos fazer uma boa negociação com uma garantidora de crédito, que irá cobrir esses recebíveis do condomínio. Ao vender os boletos para as garantidoras, o síndico deverá tentar negociar uma taxa de juros menor. Antes essas taxas variavam entre 4% e 6%, agora é preciso baixar mais. E se o condômino não pagar, vai negociar com advogados da cobradora, o que vai tirar essa “batata quente” da mão do síndico”, opina.

Gerente administrativa da Condoville Cobranças Garantidas, Juliana Alves explica que a cobrança garantida é um benefício permanente, mas que nesses momentos de crise acaba sendo um grande benefício para os condomínios. “Ainda não temos uma análise em números dos impactos da crise na inadimplência porque em março ainda foi tranquilo, mas a partir dos vencimentos de abril vamos conseguir entender melhor a situação. Mas para aqueles condomínios que já são clientes de uma cobradora, com certeza terão a garantia do valor total da receita para cumprir com suas obrigações financeiras, como pagamento de contas de luz, água e funcionários, sem ter que ficar se preocupando com o que vai entrar ou não”, avalia.

Dentre as vantagens, Juliana destaca a possibilidade de ter a gestão financeira de recursos todo mês para as despesas do condomínio e a transferência da responsabilidade de cobrança. “A cobradora é que faz contato com os condôminos, envia o boleto e negocia com os inadimplentes. Assim, o síndico não tem mais essa demanda da cobrança e pode ter mais tranquilidade para administrar o condomínio. Além disso, nas ações de cobrança judicial, o condomínio não vai ter gastos. Tudo é feito pelo departamento jurídico da cobradora, que trabalha em favor do condomínio. As custas judiciais também são antecipadas pela empresa e depois cobradas dos devedores”, ressalta.

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