Compliance Condominial: vantagens da implementação de um sistema de controle interno e da adoção de um Código de Conduta
Um dos desafios dos gestores condominiais de alta performance e comprometidos com a realização de processos corretos e idôneos, é o de criar um ambiente de administração apto a demonstrar aos destinatários principais das atividades de gestão, nesse sentido, e especialmente, aos condôminos, de forma eficaz e transparente, o conjunto de ações relacionadas à gestão, sobretudo aquelas que envolvam aspectos financeiros, de modo a torná-los cientes de que a gestão caminha na senda da regularidade e da mais estrita legalidade.
Com efeito, de há muito que se discute o quanto a corrupção se apresenta como mola propulsora de prejuízos à coletividade, sendo certo que práticas deletérias desta ordem ocorrem, com não rara frequência, não somente na administração pública, como igualmente em empresas privadas e porque não dizer, até mesmo em condomínios.
Nesse ambiente de repulsa às condutas irregulares, o ordenamento jurídico pátrio acolheu o advento da Lei nº 12.846/2013, também conhecida como “Lei da Empresa Limpa”, a qual veio reforçar a importância da criação de programas de integridade no setor público e privado, programas estes mais conhecidos pela denominação de “compliance”.
Uma das características do programa de compliance em condomínios está intimamente associada à criação de um sistema de controle interno, por meio do qual se torna possível, de um lado, prever a ocorrência de situações de não conformidade, e de outro, mitigar os riscos de danos ou de prejuízos à coletividade condominial.
Torna-se assim necessário, no âmbito do controle interno, adotar medidas, metodologias, procedimentos e rotinas com vistas ao reexame dos diversos atos de gestão, visando, sobretudo, a preservar a integridade do patrimônio comum e examinar a compatibilidade entre as ações desenvolvidas e as normas e os parâmetros preestabelecidos em procedimentos e políticas internas.
Adotando medidas de autotutela (ou de controle interno), o síndico reduz as condições de vulnerabilidade do condomínio, na mesma medida em que passa a localizar, identificar e sanear eventuais desvios ou erros da gestão.
Tem-se assim que as ações correntes de controle interno culminam por viabilizar um monitoramento e uma fiscalização mais aguda, com foco nos aspectos mais sensíveis da administração de recursos materiais e humanos, bem como com relação aos aspectos orçamentários e financeiros.
Ademais, torna-se possível efetivar a observância dos procedimentos e das políticas próprias da gestão condominial, por meio da análise das movimentações e das transações financeiras, assim como do exame dos expedientes documentais, tanto físicos, como digitais.
Outra ação de grande serventia para a implementação de um programa de compliance efetivo em condomínios, é a criação de um código de conduta, que não se confunde, nem com a convenção, nem com o regimento interno, uma vez que possui, como escopo precípuo, a participação e o engajamento dos condôminos, dos moradores, dos empregados ou dos terceirizados na busca de um ideal comum, qual seja, o estabelecimento de um ambiente cordial e harmônico de convivência, e a observância de um comportamento respeitoso, fundamentado em preceitos da probidade e da ética.
No código de conduta condominial devem estar consignados os princípios que devem ser observados no comportamento cotidiano, sendo certo que o exemplo deve partir daqueles que realizam a gestão, em particular, do síndico e dos membros do conselho.
Isso porque, um programa de compliance que não conte com o apoio dos órgãos diretores, corre o risco de naufragar de imediato, haja vista a demonstração da ausência de legitimidade, ou aquilo que os especialistas denominam de “tone at the top” (o exemplo que deve vir de cima).
Nesse sentido, o código de conduta condominial deve descortinar os fundamentos que orientam as atividades do condomínio, devendo abordar assuntos como o reembolso de despesas, o relacionamento entre vizinhos, o recebimento de presentes pelos funcionários ou terceirizados, o dever de tolerância na convivência comum, o sigilo com relação à custódia de dados sensíveis (tais como as imagens gravadas pelas câmeras de segurança), as formas de comunicação entre gestão e condôminos, as quais devem preservar os direitos de personalidade de todos os atores da cena condominial, bem como o uso do e-mail e da rede mundial de computadores (a internet).
Há também outros itens que podem ser inseridos no código de conduta condominial, como o uso de informações relativas a moradores, os registros financeiros associados ao emprego da receita condominial, os índices de inadimplência e as pessoas dos inadimplentes, a participação nas assembleias dos inadimplentes ou de não moradores, a contratação e a demissão de funcionários, as condutas relacionadas à diversidade e às diversas formas de discriminação e de preconceito, diretrizes relacionadas ao meio ambiente, observância da legislação aplicável aos condomínios, condutas relacionadas com a saúde, ao sossego, a segurança e a privacidade, o cumprimento das obrigações administrativas, fiscais, trabalhistas, tributárias e previdenciárias, dentre outras que possam dizer respeito à específica realidade condominial.
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