Software da Preventivo Predial orienta condomínios no desempenho do plano de gestão
Sistema utilizado nos cinco edifícios residenciais mais altos do país traz soluções que simplificam o controle da preservação e conservação patrimonial
Desempenhar o plano de gerência patrimonial e operacional de um condomínio é uma tarefa complexa. Para trazer maior eficiência e qualidade para os serviços prestados por administradoras, contabilidades, síndicos, construtoras e condomínios, a Preventivo Predial desenvolveu um software online com foco na gestão de atividades em condomínios, atualmente empregado nos cinco edifícios residenciais mais altos do país, em Balneário Camboriú. O sistema apresenta soluções que simplificam o extenso controle da preservação e conservação patrimonial, mantendo um histórico de cada gestão, informando quais ações foram realizadas e o que precisa ser feito no momento presente e futuramente.
A Preventivo Predial surgiu como um braço da Systemar Informática – empresa instalada em Balneário Camboriú e com mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento de softwares para escritórios de contabilidade e administradoras de condomínios. De acordo com Antônio Carlos Mendonça, sócio-proprietário e responsável pelo setor Administrativo e Financeiro da Preventivo Predial, na última década o boom da verticalização urbana produziu novos conceitos de empreendimentos imobiliários, e com isso, uma variedade de áreas de lazer e inovações tecnológicas (equipamentos) a serem preservadas.
“No início, para auxiliar os administradores na gerência das distintas manutenções, disponibilizamos uma ferramenta de cadastro de prestadores de serviços e agendamento de manutenções. Contudo, grande parte das manutenções eram corretivas ao invés de preventivas, logo, muito mais onerosas. Estava clara a carência de parâmetros para a conservação patrimonial, assegurando na melhor condição do uso das áreas e equipamentos do condomínio. Pensando nessa solução, criamos o sistema Preventivo Predial, um amplo plano de gestão patrimonial”, explica o empresário, que atua com software de gestão financeira condominial há 27 anos.
Manutenção preventiva
Quando a construtora entrega um condomínio, o projeto especifica todos os ambientes e equipamentos que exigem manutenção periódica. “De posse destas informações, os gestores do condomínio identificam as atividades que precisarão ser realizadas para evitar problemas e gastos elevados. O que ocorre é que nem sempre as recomendações são cumpridas de forma preventiva, causando transtornos e conflitos entre administradoras, síndicos e condôminos. O sistema busca agilizar, facilitar e melhorar toda essa rotina de um condomínio, além de deixar transparentes todas as atividades que devem ser feitas para que tudo transcorra da melhor maneira possível”, ressalta Mendonça.
Na opinião de Ricardo Francisco Spíndola, sócio-proprietário da Preventivo Predial e consultor condominial, é muito comum observar empreendimentos trabalhando com a sensação de urgência eminente, pois estão lidando com muitos problemas. Nesse processo percebemos a importância de se instalar uma nova cultura, para que fique clara a responsabilidade que o síndico tem com os ciclos de manutenção. Não temos o hábito de viver o cuidado, seja com a saúde ou com os bens materiais, por exemplo. Grande parte da população está habituada a resolver problemas, não a evitá-los. Em empreendimentos imobiliários, se tratando de manutenção corretiva quando comparada à manutenção preventiva o prejuízo é em torno de 40%. A falsa ideia de fazer manutenção somente quando estraga é a certeza de prejuízo”, avalia.
Spíndola destaca que quando se fala em manutenção preventiva, ela não se limita a empresas contratadas. “Pelo contrário, grande parte destas atividades de verificação são desempenhadas pelo próprio zelador, o que garante ao condomínio o status de manutenção contínua das suas áreas e equipamentos. Por isso, para cada atividade que o software direciona para o zelador ou para uma determinada empresa a ser contratada, existe um campo a ser preenchido com anotações sobre o que foi constatado na execução da atividade e um outro campo para anexar imagens, laudos e orçamentos”, observa.
Essas informações registradas no software são importantes para quando houver uma nova atividade, assim o administrador poderá consultar como ela foi realizada anteriormente.
“O gestor tem o histórico de tudo o que foi feito e também das atividade futuras, pois toda a atividade concluída automaticamente gera previsão da próxima, que pode ser semanal mensal, anual, dependendo do tipo do equipamento. A periodicidade da Medição Ôhmica spda é a cada cinco anos; o Laudo Estanqueidade 1º estágio da rede de gás, a cada dois anos; a válvula de fecho rápido gás, a cada cinco anos; e o exame de percussão das pastilhas, a cada 2 anos; e assim por diante”
Ricardo Francisco Spindola
O sistema da Preventivo Predial, portanto, não é só uma agenda virtual de tarefas, ele tem o objetivo de colocar o condomínio no prumo por meio de um plano amplo de gestão. “É inevitável que se tenha hoje um plano para a gestão patrimonial e operacional. Ocorre que o empirismo de alguns síndicos é um entrave para que haja uma gestão responsável e que resulte nas necessidades específicas daquele empreendimento. Por outro lado, o software oferece não apenas ao síndico, mas a todos os condôminos, a certeza de um plano a ser seguido pelo atual e futuros síndicos, resguardando assim as necessidades técnicas dos equipamentos e áreas que compõem o empreendimento”, pontua Spíndola.
Síndica profissional há 10 anos, com experiência de atuação em 39 empreendimentos de Balneário Camboriú e Itajaí, Erica Faerber percebeu no software da Preventivo Predial uma ferramenta muito útil no dia a dia, pois faz o mapeamento de todas as atividades possíveis conforme as características de cada edificação. “A principal vantagem é a praticidade. Definida a dinâmica, síndico, conselheiros e funcionários estão diariamente em sintonia para assegurar as necessidades de manutenção, garantias e rotinas diárias”, analisa.
Praticidade e segurança
Na opinião da síndica, o software traz segurança, facilidade e agilidade para resolver as questões do condomínio, uma vez que o sistema traz todas as informações com prazos e garantias. “Com esta ferramenta, o zelador tem autoconfiança para estar sempre realizando as atividades que refletem na preservação do condomínio, pois o programa informa diariamente o check list das rotinas, com as instruções de como proceder”, destaca.
Em um dos edifícios administrados por Erica, ela conta com a ajuda do zelador Ivonei de Oliveira para manter todas as atividades em dia. “Entre as tarefas desempenhadas por ele está assegurar a organização, a higienização e o inventário de cada ambiente. O Ivonei também é responsável pela inspeção de diferentes sistemas para garantir a eficiência da funcionalidade como iluminação, portas corta-fogo, sensores, central de bateria, ar-condicionados, calçadas, paredes e tetos, escadarias, geradores, sistema de combate incêndio etc”.
Entenda o software
O software Preventivo Predial desempenha o plano de gerência patrimonial e operacional do empreendimento imobiliário em 4 diferentes níveis. São eles:
1. Manutenções técnicas
Atividade a ser desempenhada por profissional capacitado ou empresa habilitada. Conforme as características do condomínio, é comum constar as seguintes manutenções técnicas e os respectivos ciclos: elevadores, gerador de energia, sistema de combate incêndio, inspeção das fachadas, playground, subestação de energia, sistema de gás, sistema hidráulico, sistema de pressurização de escadas, ar-condicionado etc.
2. Manutenções simples
Atividade a ser desempenhada por equipe de manutenção do condomínio. Comum constar as rotinas: verificação preventiva da central de iluminação de emergência, funcionamento e nível de combustível do gerador de energia, inspeção das rotas de fuga, conferência da funcionalidade das portas corta-fogo, inspeção dos equipamentos e mobiliários das áreas de lazer, preservação das calçadas, preservação das paredes e tetos das áreas de acessos, verificação preventiva da funcionalidade de lâmpadas e sensores e etc.
3. Controle burocrático
Pontualidade na renovação de apólices de seguro, Anotações de Responsabilidade Técnicas (ARTs), Laudos da Segurança do Trabalho, fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), Atestado de vistoria do bombeiro etc.
4. Conservação das áreas comuns e lazer
Plano de limpeza com as instruções para o manuseio de produtos e equipamentos.
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