Qual é o papel do Síndico Ideal?
Dificuldades e situações atípicas vividas atualmente nos condomínios demandam novas habilidades e uma postura mais sensível do gestor
Situações incomuns e adversidades que surgiram nos condomínios diante da pandemia de Covid-19 têm exigido uma postura diferenciada do síndico. A execução de atividades mais rotineiras cede espaço para questões emergenciais como proteger a saúde dos moradores e colaboradores, manter condôminos bem informados, garantir o cumprimento de protocolos de segurança, flexibilizar escalas de trabalho, implementar ferramentas digitais, entre outras prioridades. O momento atual destaca a importância de o síndico aperfeiçoar determinadas competências e habilidades que antes não eram tão necessárias. Dentre elas, ter um olhar mais humanizado e sensível frente às necessidades dos condôminos e às dificuldades da moradia coletiva em circunstâncias atípicas.
Para Jessica Volaco, diretora executiva do Grupo Roderjan e especialista em Gestão Condominial, diante de tantas atribuições que o síndico tem, uma das principais é zelar pelos interesses comuns dos moradores. “Neste momento as competências principais são ter muito tato para se relacionar com as pessoas, mesmo à distância, se comunicar bem e resguardar a saúde dos moradores”, afirma.
O síndico deve estar ainda mais presente e conhecer todos os condôminos para identificar quais precisam de ajuda e se colocar à disposição. Mas, principalmente, diante de tantos impactos na saúde, sociais, econômicos e políticos, deve despertar um senso de comunidade. Durante a pandemia há necessidade de intensificar esse lado mais humano e sensível, de entender qual a necessidade do outro e de se dispor a ajudar. Especialmente para o síndico, que é quem deve ter esse contato imediato com o condômino, mas que antes nem sempre tinha tanta proximidade”, pontua.
Wilian Brizola, gerente executivo da Roderjan Condomínios, complementa que as pessoas só conseguem evoluir se aprenderem a lidar com adversidades e exercitarem esse papel mais humano. “Nessa fase é necessário, muitas vezes, deixar de lado a questão da convenção e priorizar o senso comunitário. E também é muito maior a responsabilidade na tomada de decisões porque o síndico não só representa as pessoas do condomínio, como as influencia. Se antes era importante que ele fosse comunicativo, agora é fundamental. O papel dele é comunicar a todos sobre tudo, zelando pelas informações. Para isso, ele precisa se manter atualizado. Não existe um script a ser seguido, boa parte dos síndicos nunca viveu esta situação, então saber o que está acontecendo, tanto regionalmente quanto no condomínio, é essencial para tomar decisões assertivas”, observa.
Apoio da Administradora
De acordo com Brizola, administrar questões como a inadimplência requer um acompanhamento cuidadoso do síndico, que precisa conduzir esta situação com estratégias específicas. “É importante contar com uma administradora com boa estrutura para atender o condomínio neste sentido. Antes, fazer um acompanhamento quinzenal ou mensal era suficiente, mas agora precisa estar atualizado com maior frequência”, destaca.
Segundo Jessica, esse acompanhamento mais de perto, apesar de ser uma das responsabilidades do síndico, com recorrência era delegado à administradora. “Alguns síndicos ficavam acomodados. Mas para atuar mais celeremente, fazer este acompanhamento juntos é essencial e vai impactar diretamente na situação financeira do condomínio”, avalia.
Ambos acreditam que o papel da administradora neste momento é primordial também no sentido de orientar e dar suporte em relação às ferramentas tecnológicas. “As assembleias online, por exemplo, se mostraram um importante aliado. Antes as assembleias não tinham uma boa aceitação por parte dos moradores e identificamos um aumento de 30% na participação. Esta nova solução foi construída com os síndicos, que têm papel importante no fornecimento das informações, bem como no incentivo da participação dos condôminos”, argumenta Jessica. Brizola acrescenta que percebeu ainda uma utilização maior do aplicativo que disponibiliza informações para os condôminos.
Transparência e empatia
Para o diretor comercial da BRCondos, William Santos, conceitos modernos de administração, metodologia e novos processos são frutos da tecnologia presente na Administração de Condomínios. E o síndico tem um papel fundamental nesta gestão, uma vez que, entendendo o condomínio como uma empresa, ele faria o papel de CEO atuando com o conselho, muito próximo dos moradores.
Os momentos de crise evidenciam a necessidade de determinadas características para uma boa gestão. “Agora o morador está dentro do condomínio por mais tempo, está preocupado com as contas, quer ter mais acesso a informações. E com este novo cenário a prestação de contas têm que ser praticamente diária. Além disto, é necessário estar mais aberto a novas medidas para reduzir os custos para o condomínio, como por exemplo substituir a portaria presencial pela virtual”, sugere Santos.
A facilidade da tecnologia é outro aprendizado importante, tanto para o síndico quanto para os moradores. ”É muito mais prático você lançar uma enquete dentro do sistema online para tomar uma decisão simples como qual cor pintar o muro e depois aprovar essa decisão rapidamente em uma assembleia virtual. Assim como vale a pena investir na automação para garantir maior segurança no controle de acesso ao implementar a leitura facial no lugar das digitais. Ou seja, encontrar formas de facilitar a vida e de melhorar a relação com os condôminos, trazendo produtos tecnológicos”, aponta.
Com a pandemia também buscamos nos colocar mais no lugar do outro e de forma inerente, praticamos a empatia em muitas frentes. E, segundo o diretor comercial da BRCondos, isto se refletiu também na gestão do síndico. “Acredito que será um legado tudo o que está sendo absorvido até aqui e a tendência é que os síndicos mantenham todo esse aprendizado, assim como as administradoras, que se forçaram a pensar fora da caixa. Foi um passo difícil de ser dado, mas muito importante. Agora é olhar para frente e tirar o melhor proveito possível desta situação”, ressalta.
Qualidades e defeitos acentuados
Na opinião de Ecio Luiz Rosa, sócio-proprietário da ADMBlue, que administra 165 condomínios em Blumenau, Navegantes e Joinville, o perfil do síndico não se modificou neste período de pandemia, ele apenas acentuou qualidades já existentes. “Essas situações incomuns e mudanças provocadas pela Covid-19 acabaram exigindo um pouco mais da gestão. De repente estava todo mundo em casa e isso exacerbou alguns problemas como os conflitos por causa de barulho, por exemplo. No entanto, acredito que aquele síndico que era mais proativo e participativo teve um desempenho melhor porque já era do seu perfil, enquanto o síndico mais reativo, que espera algo acontecer para tomar decisões e agir, esse continuou atuando do mesmo jeito de sempre”, frisa.
A mesma situação se observa em relação ao relacionamento interpessoal, que, segundo o administrador, também demonstram a necessidade de uma postura mais flexível, de ser persuasivo e aceitar questionamentos. “Para ser um bom gestor tem que saber lidar com pessoas, ter bom senso e tato para tratar de determinados assuntos. Na hora de advertir ou multar tem que reconhecer o momento de ser mais duro ou de ceder, até porque se tratam de moradores e não de funcionários do síndico. Ter um bom relacionamento é na verdade a principal característica do bom síndico porque a parte contábil e financeira é razoavelmente fácil e ele conta com suporte de especialistas. Eu costumo dizer que o síndico não precisa ser contador ou advogado, tem que ser psicólogo”, brinca.
Rosa destaca que a administradora tem tido um papel muito importante no suporte aos síndicos. “Teve tardes em que sentei com a supervisora da limpeza e fizemos ligações para 30 a 40 síndicos para explicar como agir, em outros casos, passamos a dar maior suporte jurídico. Neste momento surgem muitas dúvidas e começam a aparecer alguns “profetas do apocalipse”, assustando os síndicos e até empurrando produtos. Tivemos um caso de um síndico que queria comprar um certo produto de limpeza porque o vendedor garantiu que era o mais eficaz contra o coronavírus. Ele insistia em comprar mesmo sabendo que a melhor solução é o álcool e o cloro ativo. Para tranquilizá-lo fomos pesquisar a composição e constatamos que era o produto menos indicado. São situações que expõem o síndico inseguro, que não sabe como agir, e que precisa do auxílio da administradora”, diz.
Como é o síndico ideal na opinião do condômino
Os síndicos têm que usar muito a inteligência emocional para driblar as adversidades. Gerir conflitos entre vizinhos, ter resiliência frente às dificuldades, se adaptar às mudanças frequentes e tomar decisões sem informações precisas viraram rotina do gestor condominial.
Morador há cerca de 15 anos do Tropical Residence, condomínio com 216 apartamentos do bairro Garcia, em Blumenau, o empresário Carlos Alberto Walker conta que enfrentaram várias situações nessa pandemia, de restrições de uso das áreas comuns a casos de inadimplência. No entanto, ele garante que tudo foi administrado de forma exemplar pelo síndico profissional Sérgio Luiz dos Santos. “Nosso síndico está trabalhando muito bem todas estas questões, não lembro de ouvir nenhuma queixa de moradores. E as regras de convívio social não foram determinadas pelo síndico, e sim pelo governo. Coube a ele transmitir aos moradores de forma que entendessem e respeitassem, o que funcionou perfeitamente”, relata.
Para Walker, nesse momento também foi reconfortante observar que o síndico do Tropical tem qualidades que são de extrema importância em situações de crise. “O Sérgio teve sensibilidade para entender as pessoas que ficaram sem emprego ou renda e fazer renegociações. Também mantém um canal de comunicação muito aberto e transparente com os moradores. Como todo mundo está mais nervoso e propenso a discutir nessa quarentena, é muito bom também ter um síndico que sabe se posicionar, ponderar e fazer todos cumprirem as regras sem grandes confusões. E quando necessário, ter a firmeza de advertir ou multar”, opina.
Como empresário, Walker acredita que uma das maiores dificuldades de qualquer gestor é justamente administrar pessoas e egos. “Saber se relacionar com as pessoas não é fácil, muito menos chegar em um condomínio onde todo mundo é dono e fazer cumprir as regras. Imagine então fazer isso em um momento de crise. Se o síndico não tiver bom senso, capacidade de expor sua opinião, de se posicionar, não conhecer a legislação do município e o regimento do condomínio e ter uma boa relação com os moradores, dificilmente vai se sair bem. Mas é nestas circunstâncias adversas, que já enfrentamos outras vezes, como enchente, vendaval, crise econômica, que identificamos um gestor competente”, finaliza.
