Como se preparar para as assembleias

Planejar com antecedência, conduzir os assuntos com objetividade e ter postura firme, são atitudes que garantem reuniões rápidas e produtivas

Conteúdo publicado originalmente em 2019. As orientações e falas abaixo preservam o contexto da publicação; aspectos legais e procedimentos devem ser confrontados com a legislação e a convenção vigentes.

Como preparar a assembleia de condomínio

As assembleias são reuniões imprescindíveis para o bom funcionamento da rotina dos condomínios em geral. É nessas reuniões que proprietários, moradores e síndico se encontram para tratar assuntos ordinários e extraordinários, e quando os condôminos definem práticas e investimentos, visando melhorar a qualidade de vida da coletividade. Portanto, as assembleias devem ser bem planejadas e organizadas. Para aprofundar temas atuais de deliberação, veja também o conteúdo sobre procurações e sessão permanente em assembleias.

Fundadora da Liderança Administradora de Condomínios, Neusa Maria Tribeck Ferreira destaca que a convocação da assembleia deve ser elaborada e publicada de acordo com a lei e a convenção. “Se contrariar estes dispositivos legais, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas. A emissão do edital da assembleia é de responsabilidade do síndico, podendo também ser convocada por ¼ dos condôminos”, explica. A própria atualização da convenção condominial é um tema que merece atenção periódica na gestão.

Neusa salienta que a definição dos assuntos, como também a redação, a serem incluídos na ordem do dia, têm grande importância em qualquer tipo de assembleia, seja ordinária ou extraordinária. “O texto da convocação deve ser objetivo e esclarecedor e não deve exceder a cinco itens. O síndico e a administradora devem preparar o material, de preferência encaminhando aos condôminos o que será apresentado”, orienta. Para auxiliar o condômino a proferir seu voto com segurança, podem ser exibidos gráficos, tabelas, fotos e outros recursos disponíveis.

Condução, quórum e votação

Joyce Broerin, supervisora do setor Assembleias na Liderança, salienta que o síndico, assessorado pelo representante da administradora, deve assegurar a organização do ambiente e a tranquilidade dos participantes, disponibilizando informações pertinentes. “Os participantes devem assinar a lista de presença, indicando a unidade, o nome e o respectivo CPF. O síndico, juntamente com o presidente eleito, deve conferir procurações e lista de inadimplentes”, ressalta.

É fundamental a escolha do presidente da mesa, que deve ter postura neutra, posicionando-se firme na condução e disciplina no andamento da pauta, intervir no momento certo, observando a convenção do condomínio. O presidente deve declarar aberta a assembleia, avaliando o quórum na primeira e segunda convocação. “Também é importante observar o horário de início da reunião, estabelecer tempo por itens e estimar o encerramento, e nesse procedimento, prestigiar os presentes. É papel do presidente designar o secretário que irá elaborar a ata da assembleia, que posteriormente deverá ser conferida e assinada por ele”, enfatiza.

De acordo com Joice, os assuntos a serem tratados são aqueles que constam na ordem do dia, sem inclusão de itens de interesse privado ou que não constem da pauta. “Os assuntos privados, se pertinentes, podem ser relatados nos assuntos gerais. Enquanto as dúvidas devem ser esclarecidas, sempre que possível, podendo ocorrer também em um momento mais oportuno”, recomenda a profissional.

Ata e comunicação das deliberações

Joice acrescenta que o presidente é o responsável pela ordem em todos os sentidos, cabendo a ele advertir quem estiver perturbando a reunião, com postura por vezes hostil. “O método de votação deve respeitar a lei e a convenção, principalmente nos itens que exigem quórum qualificado. Finalizados os assuntos da ordem do dia, o presidente da mesa, auxiliado pelo representante da administradora, deve declarar encerrada a assembleia e agradecer a presença e participação de todos. O síndico deve publicar a ata observando o prazo de até oito dias”, pontua.

Nota editorial: a Lei nº 4.591/1964 prevê que, nos oito dias subsequentes à assembleia, o síndico comunique aos condôminos o que foi deliberado. A forma dessa comunicação e os procedimentos relativos à ata devem observar também a convenção condominial e a legislação vigente. A referência histórica acima à “publicação da ata” deve ser lida nesse contexto.