Ágata Administração de Condomínios: 8 anos cuidando do lar de outras pessoas
Fundada pelas irmãs Elisangela e Raquel Marcílio, a empresa de Joinville (SC) investe no relacionamento com os síndicos e em soluções tecnológicas para dar suporte e facilitar a gestão dos empreendimentos
Sempre inovando e buscando novas formas de auxiliar seus clientes, a Ágata Administração de Condomínios nasceu das conversas de final de semana e da vontade das irmãs Elisangela e Raquel Marcílio de terem o seu próprio negócio. A empresa, que começou em fevereiro de 2013 em uma sala de 30 m² em Joinville (SC) e com apenas um empreendimento com seis apartamentos, conta hoje com cinco funcionários, uma carteira com 73 condomínios – que abrangem 2,8 mil unidades residenciais e comerciais e aproximadamente 8 mil pessoas –, e a meta de fechar o primeiro semestre de 2021 com mais dez complexos atendidos. Nesses oito anos de trajetória, além dos serviços de gestão financeira e contábil, de prestação de contas e de controle e cobrança de inadimplência, novas funcionalidades e tecnologias foram sendo agregadas, como a plataforma online com atendimento 24 horas e o aplicativo para síndicos e moradores acessarem de maneira fácil as informações sobre os seus edifícios.
Ser o suporte dos clientes, agilizando e dando segurança para que eles enfrentem os desafios diários da administração de um condomínio, é uma das metas definidas pelas sócias desde o início, assim como a construção de um relacionamento próximo com os síndicos. “Temos empreendimentos que estão com a gente desde a abertura. Acho que ter para quem perguntar (quando surge um problema ou dúvida), buscar ajuda, é muito importante”, destaca Elisangela, que é formada em Contabilidade e gerente financeira da Ágata. O acolhimento é, inclusive, uma das marcas da empresa, segundo Raquel, que tem formação em Marketing e atua como gerente de relacionamento. “Trabalhando e atendendo aos gestores percebemos que eles ficavam, principalmente aqueles que assumiam o cargo pela primeira vez, muito perdidos, sem entender qual era o seu papel, responsabilidades, como administrar as contas e pessoas e o que eles podiam fazer. E vimos nisso uma oportunidade para trazer algo diferente para o mercado, sempre com o foco em tecnologia”, reforça.
Naturais de Francisco Beltrão (PR), as irmãs se mudaram com os pais para Joinville ainda pequenas e foi na cidade catarinense que cresceram e criaram suas raízes. Antes da Ágata se tornar uma realidade, Elisangela e Raquel atuaram em áreas distintas até que uma coincidência levou as duas à mesma administradora de condomínios, onde adquiriram experiência e conhecimento sobre o segmento. “Fui professora por um tempo e depois entrei nessa empresa, na qual comecei como estagiária e saí, seis anos após, gerenciando o financeiro”, recorda Elisangela. Já Raquel tinha sua atividade profissional ligada à venda de materiais de construção civil até que uma vaga na companhia em que Elisangela estava foi aberta e as irmãs passaram a trabalhar juntas – uma no financeiro e outra no administrativo.
Por cerca de quatro anos, elas ficaram na administradora de condomínios até a saída de Elisangela, em 2012. “Nessa época, a Raquel estava há uns dois meses de licença maternidade e liguei um dia perguntando se ela tinha um tempinho à tarde para a gente conversar sobre a nossa administradora”, revela. E assim as irmãs se uniram para montar o plano de negócios do empreendimento, fizeram o curso de síndico profissional para entender o que os futuros clientes precisariam delas e procuraram entidades como o Sebrae para estruturar a empresa. “Dava de mamar para o meu filho, deixava uma mamadeira pronta com a minha mãe e ia com a Elisangela atrás de orçamentos, capacitação, da nossa sede e de sistemas de gestão. Quando entrei em licença, não imaginava que teria uma mudança tão grande na vida”, lembra Raquel.
A marca foi escolhida pelas sócias depois de algumas tentativas de combinação de seus nomes e que elas descobriram o simbolismo da Ágata, uma pedra que traz boas energias, estabilidade e tranquilidade. Batizada, a administradora abriu as portas e vem, desde então, crescendo com cautela. “Cuidar de condomínio é cuidar do lar dos outros. Por isso, tivemos primeiro que conquistar a confiança das pessoas e estabelecer a nossa empresa em Joinville para que os síndicos tivessem certeza de que podiam entregar o dinheiro deles para que nós cuidássemos”, assinala Elisangela. Ela acrescenta ainda que os primeiros clientes chegaram através da propaganda boca a boca.
Empresa adota, durante a pandemia, aplicativo de gestão mais ágil e transparente
Olhando para o caminho percorrido até agora, as irmãs apontam o avanço tecnológico nos serviços e produtos oferecidos como uma das maiores transformações da Ágata. “Com as novas soluções, fazemos tarefas simples em menos tempo, aumentando a nossa produtividade e também a dos síndicos, que percebem a rapidez com que respondemos às demandas deles e dos condôminos”, avalia Raquel. Além da reformulação do portal de atendimento 24 horas – que passou a contar com mais funções e a ser mais simples de usar, a administradora implementou, no ano passado, um novo aplicativo de gestão condominial, que traz mais transparência, agilidade e segurança. No app, que pode ser baixado no celular ou acessado através do site da empresa, os clientes conseguem ver a prestação de contas e o mural de avisos, solicitar a segunda via do boleto, verificar o consumo de água e gás e reservar espaços das áreas comuns e até mesmo marcar o horário para as mudanças.
“A pessoa não precisa mais esperar o envio do balancete de forma física ao final de cada mês, por exemplo. Ela pode entrar na nossa página ou no aplicativo e acompanhar, conforme vamos abastecendo a ferramenta, as despesas e o que está sendo feito no condomínio”, detalha Elisangela. Outra inovação recente foi a inclusão do recurso de abertura de chamados no app, que pode ser direcionado ao síndico ou à Ágata. “Dessa forma, o morador pode relatar algum problema ou situação no aplicativo e acompanhar a evolução do assunto. Tudo fica registrado”, explica Raquel. As melhorias efetuadas estavam em análise pelas sócias e foram implementadas durante à pandemia de coronavírus, ajudando na adequação às restrições impostas pela Covid-19. “Já oferecíamos ferramentas digitais, mas com a pandemia demos uma alavancada na nossa tecnologia, acrescentando e aperfeiçoando os serviços e os dados disponíveis. Percebemos ainda que havia um apego muito grande das pessoas ao físico, a ligar e vir na empresa e, agora, estamos trabalhando para que elas se adaptem a essas mudanças”, relata Elisangela.
Um grande desafio em 2020, de acordo com ela, foi realizar as assembleias de condôminos online. Uma das dificuldades enfrentadas pelas irmãs foi a de fazer com que as pessoas conseguissem acessar o link das reuniões e aprendessem a utilizar o recurso, que associa imagem e som. “Tivemos um resultado ótimo, que não esperávamos. Acreditamos que esse formato veio para ficar, pois ele permite a participação de moradores e proprietários de imóveis de qualquer lugar, fica mais fácil para eles se conectarem”, adianta Elisangela. Para auxiliar e alcançar um público maior, a Ágata também está presente nas redes sociais, levando informações sobre o universo dos condomínios e apresentando os seus produtos e serviços, como o de planejamento financeiro, gestão de tributos e impostos, assessoria jurídica e ajuda com as rotinas administrativas dos empreendimentos.
Raquel salienta ainda os diferenciais do trabalho da empresa na apresentação da prestação de contas dos complexos. “Procuramos deixar o balancete financeiro mais claro, tornando simples a leitura e o entendimento dos dados pelos síndicos e conselheiros”, afirma. Um resumo das informações é enviado por e-mail para os moradores e fica acessível no app e no site da Ágata. Além disso, o material é digitalizado e fica guardado na administradora. A gerente de relacionamento também ressalta o acompanhamento constante das modificações em leis e regras relacionadas aos condomínios para fazer a gestão financeira e contábil dos empreendimentos e a atuação no controle e cobrança de inadimplência. “Contamos com um sistema que, a partir de 15 dias de atraso no pagamento do boleto, inicia os procedimentos-padrão, como encaminhar e-mail e whatsapp com aviso sobre a dívida”, descreve. Caso não seja resolvida a questão, entram em ação os advogados parceiros da administradora para fazer a cobrança judicial e todo o processo é acompanhado pela equipe da Ágata. “Buscamos sempre formas de inovar, de fazer algo novo para nossos clientes. A atualização é algo essencial nesse setor tão dinâmico”, conclui Raquel.
Confiança e comunicação marcam parceria de longa data
A carreira de Rafael Olivo como síndico profissional começou na mesma época em que a Ágata Administração de Condomínios iniciava as suas atividades. Depois de trabalhar em uma serralheria de Joinville, cidade onde mora há cerca de 15 anos, ele viu uma possibilidade de mudança de rumo ao assumir o cargo de gestor do prédio onde vivia – o Residencial Europa Colon. “Acabei me inspirando na pessoa que atuava no edifício antes e passei a oferecer meu serviço às empresas locais”, conta. E foi por acaso que Olivo se tornou um dos primeiros clientes da Ágata, no final de 2013.
Em uma das saídas para divulgar o seu trabalho, o síndico passou na rua onde ficava a sede da administradora das irmãs Elisangela e Raquel Marcílio, viu a placa nova e decidiu ir conversar com as proprietárias. “A coincidência foi que reconheci a Elisangela da antiga empresa onde ela atuava e que cuidava do meu condomínio”, recorda. Do café e conversa, surgiu uma parceria que já tem quase oito anos e que começou com Olivo levando a gestão do empreendimento onde morava para a Ágata. “A partir daí, elas passaram a me indicar para outros prédios, fui crescendo e hoje atendo a sete condomínios, todos em Joinville”, comemora. Nascido em Nova Veneza (SC), o profissional revela que, apesar de conhecer bem a cidade e o mercado local, quando iniciou o principal desafio foi o de encontrar pessoas que fizessem a manutenção e os consertos necessários em um edifício, como eletricistas e encanadores. “Hoje, com a experiência já possuo os contatos que preciso e conto também com a Ágata se necessito de alguma indicação”, diz.
Com visitas semanais e acompanhamento do dia a dia dos condomínios e das demandas dos moradores, Olivo explica que a administradora fica responsável pela parte financeira, cadastro dos condôminos, emissão dos boletos e cobrança de pagamentos atrasados, entre outras funções. “Dessa forma, a empresa me deixa mais livre para fazer o meu trabalho, facilitando muito a minha rotina. Também uso o aplicativo delas nos meus clientes, o que organiza todas as informações e é muito bom para evitar conflitos entre os moradores”, complementa. Para ele, o contato direto com as proprietárias, a confiança que tem nelas e o fato da Ágata estar sempre evoluindo são fatores que contribuem para a longa parceria entre eles. “A comunicação é rápida e simples. E onde tem comunicação, tudo funciona”, acredita.
Este publieditorial é patrocinado pela Ágata Administração de Condomínios
