Como escolher um software para gestão de condomínios?
Entenda que funcionalidades um sistema deve oferecer e saiba quais os quatro aspectos a observar ao optar por um
Administrar um condomínio é daquelas tarefas que exigem muita atenção e dedicação. Para que nada passe batido, os síndicos precisam estar sempre atentos a prazos, finanças, manutenções e à necessidade de ações pela segurança e bem-estar coletivo. E a melhor forma de fazer isso é com muita organização. Para que este processo seja saudável, eficiente e eficaz, vale sempre contar com auxílio tecnológico. Entre os grandes aliados dos síndicos e administradores de condomínio, atualmente estão os softwares de gestão.
Independentemente das características do condomínio, um sistema faz toda a diferença, pois automatiza procedimentos e torna o acesso aos dados mais simples e rápido. Na opinião do administrador e empresário Emílio Petry Neto, da GI Condominial, os benefícios vão além de formalizar as atividades e o cumprimento de processos. Ele assegura que um software gera ganhos ainda maiores na questão da interação e do compartilhamento de informações com os moradores. “O principal benefício é justamente deixar os dados claros para os condôminos, principalmente em relação à transparência financeira”, argumenta.
A adoção de uma ferramenta de gestão também é efetiva, segundo Neto, para impedir que as administradoras de condomínio deixem a desejar na função e que síndicos cometam atos ilícitos, já que tudo pode ser monitorado. Assim como hoje a população pode acompanhar os gastos e investimentos dos governos por meio dos portais da transparência, é imprescindível que os moradores saibam o que está sendo feito no próprio condomínio, lembra o administrador.
Uma vez contratado e implantado o sistema, o grande desafio dos síndicos é justamente estimular que os moradores também usem. Para Neto, o primeiro passo para inserir o uso do software no condomínio é o síndico dar o exemplo e usar sempre. Depois, ele precisa reforçar que o objetivo é dar celeridade às demandas, e que os próprios moradores devem colaborar usando as ferramentas para reservas de salão de festa ou para comunicar que uma lâmpada queimou, por exemplo. E o estímulo tem que ser constante.
Quem já conta com um sistema também deve avaliar se é hora de investir em um melhor. Neto explica que neste momento sua empresa está em fase de migração de software e optou pela mudança por questões técnicas internas. Com o novo sistema, a GI Condominial também vai oferecer aos clientes acesso a mais funções, com automações que poderão direcionar algumas solicitações e pedidos.
Fora o uso de um sistema, ferramentas como Google Agenda e WhatsApp também são úteis para os condomínios na tarefa de organizar a rotina. Especificamente sobre o WhatsApp, Neto observa que é uma ferramenta fundamental, mas que tem de ser usada com regras e ficar restrita a assuntos comuns do condomínio. Ele sugere a adoção da lista de transmissão via WhatsApp para o envio de comunicados e documentos.
Funcionalidades importantes em um software
Embora exista uma infinidade de opções no mercado, o ideal é que um software para administração de condomínios contemple as seguintes funcionalidades:
- Gestão das contas do condomínio;
- Emissão de relatórios periódicos;
- Controle de inadimplência;
- Prestação de contas aos moradores;
- Envio de solicitações e reclamações online;
- Controle de acesso da portaria;
- Agenda e controle de manutenções;
- Arquivo online de documentos;
- Reserva de áreas comuns como salão de festas e churrasqueira;
- Compartilhamento de comunicados aos moradores;
- Acesso à convenção e regimento interno;
- Acesso às câmeras de monitoramento.
Fique atento!
Na hora de escolher um sistema é importante analisar com atenção quatro aspectos:
- Funcionalidades
Cada condomínio possui necessidades específicas, uma boa ferramenta é aquela que tem as funcionalidades úteis e que facilita o dia a dia. Faça uma boa pesquisa e, se possível, peça uma demonstração gratuita para ver como funciona
na prática. - Investimento
Com tantas opções no mercado, os preços também são variados. Atente-se ao custo-benefício de acordo com as suas necessidades e verifique se o valor é compatível com a quantidade de funcionalidades e suporte oferecido. - Suporte
Certamente a melhor ferramenta é aquela que oferece um bom suporte para o esclarecimento de dúvidas e resolução de problemas. Além disso, invista em uma empresa que esteja aberta a ouvir sugestões de melhoria para a plataforma. - Facilidade de uso
Fácil e intuitivo são as palavras-chave para um bom software. Isso faz com que a adaptação ao uso seja mais rápida e simples, tanto pelos síndicos, como pelos próprios moradores.
