5W2H em Condomínio para gestão eficiente de recursos
No dia a dia dos condomínios costumam surgir problemas que exigem soluções rápidas e eficazes. Nessas situações, quem tem vantagem é aquele síndico atento às novas ferramentas de gestão condominial. Ter à disposição mecanismos que facilitem o planejamento e a organização de processos, com certeza, vai permitir ao profissional agir com maior agilidade e eficiência.
Esse foi o diferencial da Floriani Síndicos Profissionais, que, em 2019, aceitou o desafio de assumir a gestão de um dos maiores e mais modernos condomínios de Joinville, o Auri Corporate Tower. O edifício com 141 unidades foi o primeiro de Santa Catarina e um dos únicos do Brasil a receber o selo mundial LEED (Leadership in Energy and Environmental Design).
Síndico profissional há quatro anos, um dos três sócios da Floriani Síndicos, empresa responsável pelo atendimento de 16 condomínios comerciais e residenciais de alto padrão em Joinville. Marcos Floriani conta que se deparou com um edifício em grande desordem, tanto em gestão de pessoas quanto de recursos. “Mesmo diante das crescentes chamadas de capital e aumento na taxa condominial, o condomínio tinha vários equipamentos sem funcionar, como gerador, ar-condicionado central, elevadores e sistema de captação de água. A situação financeira também era pouco transparente e a equipe de trabalho e prestadores de serviço eram mal treinados”, recorda-se.
Gestão facilitada pela utilização de ferramentas administrativas
Incumbido de melhorar a qualidade dos serviços e diminuir custos, Floriani iniciou o trabalho mapeando as linhas de gastos, com a utilização da ferramenta 5W2H e da matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) para definir a prioridade das demandas, além de eleger pontos com alto e baixo impacto para o condômino. “Iniciamos com ações de menor custo e baixo impacto, como a instalação de purificadores de água nas áreas comuns e de funcionários para eliminar água mineral servida em copo e garrafa, até chegar a medidas voltadas à eficiência de consumo, equipamentos e automação”, explica.
Após o planejamento inicial, passaram os 30 primeiros dias conhecendo toda a rotina do condomínio, as particularidades de cada equipamento e reunindo a equipe técnica. “Subimos no telhado, levantamos a cabine do elevador para descobrir porque um dos equipamentos queimava rotineiramente, vistoriamos a subestação de energia e ainda passamos a fazer reuniões diárias para entender um complexo sistema de ar-condicionado central avaliado em mais de R$ 4 milhões que não funcionava”, conta Floriani.
A fase seguinte foi a de renegociar todos os contratos, sem exceções. “Estabelecemos essa meta sem se importar com o que isso representaria no valor total, pois estávamos obstinados em diminuir os custos. Para os contratos de maior peso financeiro, nos reunimos com os concorrentes da atual prestadora de serviço, e no final conseguimos mais de 20% de desconto e ainda formalizamos em contrato serviços extras de forma gratuita”, aponta.
O próximo passo foi a automação e a diminuição das contas de consumo. A iluminação e a climatização dos ambientes, que antes dependiam do condômino, passaram a desligar de forma automática. Também reativaram o sistema de coleta de água da chuva existente no condomínio, que não estava sendo utilizado por falta de manutenção e reparos, o que gerou a diminuição do consumo de água. Realizaram ainda campanhas educativas para funcionários e condôminos, por meio de anúncios em elevadores e whatsApp.
As mudanças ainda passaram pela reprogramação dos elevadores para que trabalhassem de forma inteligente, permanecendo em andares específicos em determinados horários. Assim, realizavam menos viagens e atendiam mais rápido, resultando em menor desgaste de polias, cabos e gasto de energia. Outra medida foi a instalação de novos modelos de lâmpadas LED e aumento do número de sensores automáticos, garantindo uma iluminação mais eficiente. Um novo cronograma de manutenção preventiva também foi adotado, diminuindo o custo de peças e intervenções.
A Floriani Síndicos Profissionais concluiu os trabalhos entregando um laudo de vistoria completa, com mais de 450 páginas. “O documento estava assinado por diversos profissionais de engenharia elétrica e civil, respaldando as melhorias executadas e o atingimento dos resultados esperados, e também relatava os maiores desafios da nova gestão. Com todas estas medidas, o condomínio obteve uma diminuição de custos na taxa condominial anual e do orçamento anual nos quatro anos de nossa gestão – 2019 a 2022”, frisa.
Mensagem aos síndicos e administradores:
“Ser síndico é dedicar tempo e conhecimento em prol da coletividade, prezando sempre pela ética e justiça para alcançar o bem-estar de todos no condomínio.” Marcos Floriani
