Jorge Valerio Alves
Nome do case: Matriz de priorização como ferramenta de gestão
Gravidade, urgência e tendência orientam planejamento de ações nos condomínios
Com diferentes tamanhos, realidades e problemas, priorizar as iniciativas a serem realizadas em complexos residenciais e comerciais é um dos grandes desafios para os administradores, que ainda precisam lidar com as limitações orçamentárias e as demandas e desejos variados dos condôminos. Com mais de 30 anos atuando como gestor de Recursos Humanos, Jorge Valerio Alves levou sua experiência com ferramentas de qualidade para definir, a partir de dados concretos, a agenda de planejamento dos projetos a serem efetuados nos empreendimentos em Itapema (SC) onde trabalha como síndico profissional.
A mudança de carreira aconteceu há quatro anos e, desde então, Alves tem usado o modelo de Matriz GUT para reunir e organizar as informações sobre cada um dos condomínios, classificando-as a partir da gravidade, urgência e tendência (GUT) de comportamento das situações – se elas podem piorar ou não. Simples de utilizar, o instrumento consiste em uma planilha de Excel, na qual cada item recebe uma nota e o programa demonstra quais medidas devem ser concretizadas em primeiro lugar. Dessa maneira, é possível ter uma visão completa do condomínio e quantificar suas dificuldades ou as tarefas a serem executadas. Outra vantagem é a de agilizar o debate com conselheiros e moradores sobre o que precisa ser posto em prática e em que ordem. “O método assegura maior confiança dos residentes no gestor devido à consistência e abrangência dos dados coletados”, reforça.
Um diagnóstico bem-feito dos empreendimentos é o passo inicial para se conhecer cada um deles a fundo e ter subsídios para abastecer a ferramenta. “Geralmente, os condomínios possuem problemas que não aparecem e que só uma radiografia pode revelar. Esse estudo deve incluir toda a infraestrutura, desde os para-raios, extintores até os contratos, prestadores de serviços e áreas comuns”, salienta Alves, que é também administrador condominial de mais um condomínio na cidade. Conforme ele, a Matriz GUT é ainda um diferencial de credibilidade e um facilitador para o dia a dia dos síndicos, auxiliando na tomada de decisões.
Oportunidades de melhorias e resultados econômicos
O instrumento vem ajudando Alves a gerenciar cinco empreendimentos – que somam 130 unidades e em torno de 520 pessoas –, discutir um cronograma de trabalho com conselheiros e propor uma série de aprimoramentos. De acordo com ele, os condôminos já percebem que as atividades estão acontecendo mais rápido. “Mas, para isso não basta ter a Matriz GUT. É preciso contar com bons parceiros para a qualidade dos serviços e com uma comunicação eficiente – faço um informativo das ações em andamento para os moradores estarem cientes do que está sendo realizado”, destaca.
No Edifício Sun City, por exemplo, o modelo possibilitou uma revisão dos contratos e a renegociação de alguns deles, ocorrida entre março e abril deste ano. Com a administradora do condomínio, o síndico conseguiu uma redução de 31% no valor da mensalidade. Com a empresa fornecedora de gás, a diminuição no preço do produto chegou a 48% e na troca da companhia de limpeza o corte no custo por mês alcançou 13%. “Nesses primeiros movimentos, tivemos uma economia mensal de R$ 5,5 mil”, comemora.
Já no Louvre Residence, o mecanismo foi fator de convencimento na hora da contratação de Alves e permitiu resolver pendências com a construtora do complexo antes do fim do prazo de garantia, como infiltrações identificadas na piscina. O síndico comenta que aconteceu no prédio um caso que se repete em outras edificações: a falta de conhecimento sobre todas as necessidades dos condomínios. “Nesse empreendimento, o conselho apontava meia dúzia de demandas. Porém, depois do diagnóstico, foram para a Matriz GUT cerca de 80 itens que precisavam ser analisados e priorizados”, ressalta.
A ferramenta auxilia ainda no acompanhamento dos prazos de seguros e contratos, assinala Alves, que em 2020 abriu a JVA Síndico Profissional. Para a próxima edição do prêmio ele pretende inscrever cases ligados ao menor consumo de água e de energia ou sobre coleta de lixo seletiva. Ele espera também que o seu projeto motive outros administradores a adotarem a solução para organizar a rotina e não perder informações e cronogramas, aperfeiçoando seus trabalhos.
Mensagem aos síndicos e administradoras:
“Que as pessoas deixem de ver o síndico como um mal necessário e passem a enxergá-lo como um agente transformador.” Jorge Valerio Alves
