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Entenda o Fundo de Reserva

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Foto: Banco de Imagens

Um dos desafios na gestão de um condomínio é o planejamento financeiro. Mesmo sendo eficientemente controlado, imprevistos acontecem e é preciso estar preparado para enfrentá-los e corrigir o que for necessário de maneira rápida e sem tirar as contas do controle. O fundo de reserva é uma das formas de arrecadação extra de dinheiro normalmente utilizadas pelos condomínios, mas exige uma gestão eficiente.

Joel Carniel Jr., sócio da administradora de condomínios A10, de Rio do Sul, explica que o fundo de reserva é a mais tradicional forma de geração de caixa para o condomínio. “A previsão desta arrecadação consta na convenção, via de regra o percentual varia de 5% a 10% da taxa condominial. Podem existir outras formas de arrecadação, tais como o fundo de obras, pintura e demais rateios extras, estes são aprovados em assembleias”, salienta.

A principal função é garantir a continuidade e o bom funcionamento do condomínio em caso de despesas imprevistas e emergenciais, além de acumular recursos para viabilizar a necessidade de grandes reformas futuras. Em suma, os fundos, principalmente o fundo de reserva é a “poupança” do condomínio. “Desta forma, com dinheiro em caixa o síndico tem mais segurança e consegue planejar com maior tranquilidade as demandas condominiais”, afirma.

Sendo o fundo de reserva uma arrecadação de médio a longo prazo, costumeiramente acumulam valores consideráveis, estes que devem ser aplicados junto a instituições financeiras e acompanhados mensalmente pelo corpo diretivo. “Quando o fundo de reserva for utilizado para sanar alguma despesa emergencial, este deve ser reposto ou a assembleia do condomínio, com item específico de pauta, aprovar esta saída do caixa”.

Em hipótese alguma é permitido ao síndico pagar despesas com o fundo de reserva sem a aprovação ou ratificação dos demais condôminos. “Por fim, recomendamos que seja sempre consultada a convenção do condomínio para se certificar do valor que deve ser arrecadado e em quais situações o mesmo pode ser utilizado. Estes cuidados garantem uma gestão eficiente e harmoniosa entre todos os condôminos”, destaca o administrador da A10.

O que diz a lei

Embora não seja uma condição obrigatória pelo Código Civil, o fundo de reserva é uma prática adotada pela maioria dos condomínios. A chamada “Lei do Condomínio Edilício e Incorporações Imobiliárias” (Lei nº 4.591 de 1964) prevê que o fundo necessita estar descrito na convenção de condomínio, no regimento interno ou ser aprovado em assembleia. Falando ainda sobre a convenção ou assembleia, é nele que os seguintes tópicos são determinados: o valor da contribuição via porcentagem da cota que normalmente está entre 5% e 10%; qual o período da cobrança, ou seja, com prazo indeterminado ou determinado; e quais os tipos de despesas poderão ser cobertos pelo fundo de reserva.

Como pode ser usado

Como já falamos no tópico anterior, os usos possíveis desse fundo devem estar presentes na convenção do condomínio, porém, o síndico pode utilizá-lo em caso de emergência. Normalmente, ele é utilizado para cobrir gastos de emergência que não foram previstos antecipadamente no orçamento anual. Por exemplo, para consertar vazamentos entre apartamentos. Caso isso aconteça, o valor deve ser reposto posteriormente e cabe ao síndico registrar em ata na próxima assembleia.

Como deve ser registrado

O valor arrecadado através do fundo de reserva deve ser incluído no patrimônio do condomínio e anexado em uma conta bancária diferente da conta vinculada às demais taxas, porque a sua natureza é diferente. Ao passo em que os moradores estejam de acordo com esta “despesa” o fundo não poderá ser restituído, mesmo que o condômino se mude.

Quem paga o fundo: proprietário ou inquilino?

Esta é uma das dúvidas mais comuns quando o assunto é o fundo de reserva. Respondendo à pergunta: quem deve pagar é o locador ou proprietário. Essa é uma determinação do Artigo 22 da Lei do Inquilinato (8.245/91), que atesta que o locador é o responsável por arcar com as “despesas extraordinárias”, que a legislação entende que se trata daquelas “que não se refiram aos gastos rotineiros de manutenção do edifício, ou seja, é de responsabilidade do inquilino arcar apenas com as despesas condominiais ordinárias como luz, água e o pagamento dos colaboradores. Desde que criado para o bem comum de todos do condomínio e gerenciado de maneira correta, o fundo de reserva é uma maneira excelente para garantir a estabilidade financeira das contas do edifício.

Quais são os erros mais comuns cometidos pelas administradoras? Lançamentos errados, uso do dinheiro para obras que não seriam corretas, etc., e como evitá-los?

Segundo Tadeu Avi, Vice Presidente e Diretor Interino de Condomínios do SECOVI de Blumenau e Região, na gestão condominial deve ser feito o devido planejamento das despesas ordinárias, distinguindo-as das extraordinárias, bem como administrar com eficiência o fundo de reserva. “Temos percebido que muitas vezes as Administradoras não possuem uma conta individual e bem administrada do fundo de reserva ou de despesas extraordinárias, gerando dificuldades para os Condôminos em entender as prestações de contas. Porém, há erros que ocorrem por conflitos de competências, ou seja, percebe-se que em muitos casos não está claro o que o Síndico deve fazer e o que a Administradora deve fazer e, quando isso ocorre, por falta de orientação técnica da equipe da Administradora, o Síndico acaba administrando as contas do Condomínio sem observar os detalhes e acaba gerando confusão entre valores arrecadados para determinada obra e as despesas ordinárias (despesas comuns do condomínio)” explica Tadeu.

Quais as práticas que você sugere para uma gestão eficiente?

  1. O grupo gestor do Condomínio deve estar alinhado (Síndico, Conselheiros e Administradora), focados em fazer o melhor com o menor custo, minimizando despesas e aumentando a funcionalidade do Condomínio, como por exemplo, analisar periodicamente a evolução dos gastos do condomínio nas despesas variáveis, buscando fazer a mesma coisa com custo menor.
  2. O grupo gestor deve buscar aperfeiçoar constantemente o conhecimento, participando de eventos com profissionais especializados em diversas áreas que fazem parte do condomínio, como por exemplo, gestão financeira, inovação, criatividade, gestão de pessoas e uma série de áreas que o gestor precisa ter conhecimento, aprimorado para exercer com competência a gestão condominial.
  3. Planejamento, organização, orçamento anual e eficiência nos processos para o bom funcionamento e saúde financeira do condomínio.
  4. Administrar em conta contábil independente (exclusiva) o fundo de reserva, ou seja, sempre que for utilizado o fundo de reserva para pagar alguma despesa imprevisível, o mesmo deve ser reposto, conforme determina a legislação que trata do assunto e a convenção do condomínio e, da mesma forma, toda e qualquer obra que tenha sido aprovada em assembleia geral, para que a prestação de contas chegue ao condômino com transparência e fácil entendimento.
  5. O Condomínio necessita de um plano de manutenções necessárias e permanentes para evitar despesas de grande monta por não terem sido planejadas, por exemplo, sistema preventivo contra incêndios, sucateamento de elevadores, etc.
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