10 Passos para a implementação de um Programa de Compliance em Condomínios
A governança contemporânea de condomínios, fundamentada em parâmetros de alta performance, exige a adoção de ferramentas inteligentes de controle, bem como da implementação de um sistema de compliance. Assim, objetivando auxiliar o síndico em sua tarefa de implantação de um programa compliance condominial, passamos a apresentar os 10 passos estruturais que devem ser seguidos pelo referido gestor:
1º passo: Adesão ao projeto de implantação de um sistema de compliance no condomínio
O processo de implantação de um sistema de compliance deve ser precedido de uma ampla discussão sobre as vantagens proporcionadas por esse programa, de modo a obter a concordância dos principais atores da gestão condominial, em particular, o síndico, o conselho fiscal e a administradora.
O compliance dentro de um condomínio deve ser compreendido como um programa de caráter permanente, com objetivos bem claros e precisos, não devendo se limitar a ser somente uma meta simbólica ou aparente.
2º passo: Compreensão da natureza e das particularidades do condomínio
Para a implantação de um programa de compliance, os principais atores da gestão condominial devem possuir a completa compreensão da natureza e das especificidades daquele condomínio, o fim para o qual se destina, o papel das unidades autônomas e as particularidades das áreas comuns, bem como a importância de determinadas atividades, tais como a manutenção preventiva e a sua estreita conexão com a valorização imobiliária e patrimonial.
3º passo: Conhecimento da legislação de regência aplicável aos condomínios
Uma vez identificados os objetivos, a finalidade e as particularidades do condomínio, devem os atores da gestão condominial atentar para as normas de regência aplicáveis ao setor condominial. A legislação determina que o síndico deve cumprir a fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as deliberações da assembleia geral de condôminos.
Ocorre que esta relação de regras é meramente exemplificativa, pois existem muitas outras normas aplicáveis aos condomínios, dentre as quais podemos citar: a Constituição Federal, o Código Civil, o Estatuto do Condomínio, as leis municipais e estaduais incidentes sobre o condomínio edilício, a Lei Brasileira de Inclusão, a legislação tributária, trabalhista e previdenciária, o Estatuto da Cidade, as normas da ABNT, as leis de cunho urbanístico e ambiental, dentre outras.
4º passo: Análise e avaliação do ambiente interno do condomínio
Uma vez observado o campo de atuação legal externo ao condomínio, deve ser analisado e avaliado o ambiente interno, o qual deve envolver os condôminos, inquilinos, funcionários, gestores e demais colaboradores.
A análise do ambiente interno deve partir do mapeamento de riscos próprios do condomínio, como equilíbrio econômico e financeiro, regularidade e exatidão para o cumprimento das normas, eficiência dos instrumentos regulatórios e de controle, segurança documental e jurídica, conflitos interpessoais, práticas discriminatórias ou preconceituosas, assédio moral e comportamentos impróprios genericamente considerados.
5º passo: Análise e avaliação da conduta externa do condomínio
A conduta externa do condomínio versa sobre o relacionamento do ente condominial com os prestadores de serviço, com o poder público, com os fornecedores e com a rede de contato e de apoio à gestão, a qual deve incluir a administradora e os departamentos de engenharia, arquitetura, jurídico e contábil.
A avaliação deve estar calcada na natureza, particularidade, especificidade e finalidade do condomínio e deve considerar os riscos e danos potenciais que a relação com os atores externos pode gerar em termos de prejuízo material, humano e à imagem dos condôminos, principais destinatários do programa de compliance.
6º passo: Mapeamento de riscos e elaboração de um projeto de redução de danos
Todo condomínio, seja ele residencial, empresarial ou multimodal, possui riscos inerentes ao seu perfil, razão pela qual o cronograma de implantação de um sistema de compliance deve comportar a constatação dos riscos externos e internos, de forma a viabilizar a formação de estruturas de blindagem e de proteção da regularidade da administração condominial.
A estratégia de mitigação de danos deve ser empregada no momento em que, constatada a existência de um risco efetivo à regularidade da gestão, sua eliminação seja conformada como inviável.
Exemplo desta hipótese é o caso de condomínios que trabalham com pessoas contratadas por empresas terceirizadas, situação esta que possui um grande risco de serem propostas ações judiciais, caso não tenham sido adotadas determinadas medidas preventivas como a exigência da apresentação de documentos mensais comprovando a realização de depósitos de fundo de garantia e de recolhimento de tributos relacionados à prestação de serviços.
7º passo: Formalização de instrumentos de controle interno
A autotutela, também denominada de controle interno, impõe a utilização de ferramentas eficazes de gestão, aptas a acompanhar diariamente todas as movimentações financeiras e todos os procedimentos administrativos relacionados ao atendimento das demandas associadas às rotinas do cotidiano condominial.
Dentre estas ferramentas, devem ser destacados os regulatórios internos, instrumentos próprios e peculiares ao programa de compliance, registros estes caracterizados pela consolidação e pela formalização de todos os deveres e tarefas que devem ser observadas pelo conjunto de colaboradores condominiais, assim como as penalidades passíveis de serem impostas em caso de inobservância dos protocolos e procedimentos correlatos.
8º passo: Análise e monitoramento dos procedimentos de controle
Os procedimentos de controle e de supervisão resultam de estudos e de planejamento prévio, realizados com base na realidade de cada modalidade de condomínio. Tais instrumentos tem por objetivo a efetivação de boas práticas de conduta e de parâmetros adequados na gestão condominial.
A definição dos procedimentos de controle, seguida de acompanhamento contínuo, e de avaliação dos resultados obtidos, gera um círculo virtuoso, em que riscos e danos são mitigados, quando não, totalmente eliminados.
O estabelecimento de tais procedimentos possui o condão de garantir a constatação em tempo hábil dos atos praticados e também daqueles que o deixaram se ser, e que deveriam ter sido entregues, à guisa de alinhamento com os objetivos institucionais do condomínio.
9º passo: Comprometimento dos colaboradores
Uma vez delineados e mapeados os possíveis riscos externos e internos, observada a legislação de regência e verificados quais os pontos das normas que demandam exatidão em seu perfeito cumprimento, e implementados os processos de controle, segue a necessidade de se buscar a necessária aderência e o engajamento dos colaboradores para com o programa de compliance.
Este programa de conformidade terá maior ou menor sucesso, maiores ou menores resultados, maior ou menor grau de eficácia, a depender do nível de envolvimento e de comprometimento dos atores e colaboradores da comunidade condominial.
Isso porque, o programa de compliance, para que possa ter real efetividade em sua implantação em condomínios, necessita de diversas quebras de paradigma e de mudanças de mindset (ou de mentalidade), que se conformam plenas, somente em meio a uma administração absolutamente disruptiva para com os padrões medianos até então passíveis de aceitação como razoáveis pela coletividade condominial.
Fundamentado no princípio do aperfeiçoamento contínuo e da melhoria permanente, o programa de compliance deve ser compreendido como umprocesso evolutivo de caráter coletivo, levado a efeito por todos os integrantes da massa condominial, sendo de fundamental importância que aqueles que se encontram como detentores de cargos de gestão (síndico, subsíndico, gestor predial e membros do conselho) se posicionem à frente como verdadeiros exemplos de conduta e de adesão aos objetivos do sistema de conformidade. É o que se convencionou chamar de “tone of the top” (o exemplo que vem de cima).
Ademais, e objetivando converter a comunidade condominial para a incorporação e assimilação dos valores, metas, deveres e objetivos do programa de compliance, deve o síndico orquestrar ações de endomarketing, campanhas de divulgação, de benefícios e de incentivos, tudo com vistas a auferir o maior número de adeptos possível.
10º passo: Criação de um Código de Conduta e de um canal de denúncias
A criação de um Código de Ética voltado para a gestão condominial tem por objetivo estabelecer os princípios, conceitos e valores que norteiam o padrão ético de conduta dos gestores (síndico, subsíndico, gestor predial e membros do conselho) na sua atuação interna e em sua relação com os condôminos, prestadores de serviço, empregados ou terceirizados, bem como todos os demais colaboradores.
O Código de Ética deve ter como premissas o dever de lealdade, de probidade e de transparência, a priorização dos interesses coletivos da massa condominial e a profilaxia com relação a possíveis conflitos de interesse.
Por seu turno, o canal de denúncias deve ser compreendido como um veículo de relatos em que devem ser consignados fatos, conhecidos ou sabidos, comprovados ou não, que possam dizer respeito a atividades irregulares ou mesmo ilícitas, relacionadas à atuação dos colaboradores e gestores condominiais.
Este instrumento deve preservar a identidade da pessoa que opta por denunciar, bem com o primar pela busca da verdade real em relação ao conteúdo das informações relatadas.
Uma vez implantado um programa de compliance, impõe-se acompanhá-lo e rever, periodicamente, cada um dos itens que o integram, para que tal instrumento posa ser objeto de constante aprimoramento e atualização.
